learning (142) diary (105) picture (92) religion (91) recipe (36) IT (25) others (25) iium (24) video (17) language (14)

Sunday, January 20, 2013

Cara Menganjurkan Program Yang Professional [Part 1/2]

Assalamualaikum.

Artikel kali ini akan menyebut tentang bagaimana hendak menganjurkan program atau aktiviti secara professional. Sebagai seorang ahli akademik, kita semestinya mahu kelihatan dan berpewatakan seperti seorang yang efektif dan profesional kan?

Mesti ramai juga yang tertanya-tanya dan ingin tahu. Bagi yang biasa dan pernah menganjurkan program, anda mungkin telah biasa dengan asam garam peraturannya. Tapi anda masih perlu membaca artikel ini sampai habis kerana mungkin anda tertinggal sesuatu benda yang mungkin anda anggap remeh, tetapi ia sangat menjejaskan kredibiliti profesional kita. Bukannya perlu atau wajib dibuat, tetapi, kita mestilah cuba untuk buat menjadi yang terbaik. Allah kan suka kalau kita cuba buat sesuatu dengan sebaik mungkin? Tidak gitu? :)


Point-point dibawah tidak disenaraikan mengikut keutamaan. Secara ringkasnya, ada 20 point utama yang ingin diketengahkan iaitu:
(untuk setiap point yang akan dihuraikan di bawah, saya akan menggunakan contoh Program Ceramah Perbandingan Agama)



1. OBJEKTIF YANG JELAS

- Senaraikan semua objektif dan juga apa objektif utama untuk program tersebut
- Pastikan objektif tersebut dapat dicapai selepas program tamat
- Katakan seramai 800 orang non-Muslim dan 200 Muslim telah datang ceramah tersebut. Jadi, siapa yang akan follow up untuk setiap non-Muslim yang datang jika kebanyakan Muslim tidak mendapat pendedahan yang secukupnya tentang bidang perbandingan agama? Oleh itu, kita mestilah memberikan pendedahan kepada majoriti orang Muslim supaya setiap Muslim tu dapat follow up.

- Pastikan buat program bukan kerana sebab nak cukup syarat. Buat bukan sebab nak cukup syarat. Ingat tu.

Contohnya:
Katakan program A mesti dibuat 4 kali sebulan. Jadi, walau apa pun yang terjadi walaupun persediaan dan perlaksanaannya tunggang langgang dan terbalik kuang macam kena langgar tsunami, program A mesti dilaksanakan. Kalau lah kita buat program macam ni, apa yang kita dapat selain daripada penat, kecewa kalau orang tak ramai datang, dan orang yang hadir dapat persepsi yang tidak molek iaitu pengurusan dia ni tak teratur dan terurus? Apa yang kita dapat? Saja nak ingatkan sekali lagi, kita mahukan kualiti, bukan kuantiti. Kita tak mengejar berapa banyak program yang dapat dianjurkan dalam masa seminggu. Tapi yang kita kejar ialah bagaimana kualiti program yang kita dah laksanakan?

Kalau kita tidak cuba buat yang terbaik, bagaimana kita mahukan hasil yang terbaik? Apa kata kalau kita cuba untuk fokus dan pastikan setiap program yang kita laksanakan tu adalah usaha kita yang terbaik dan bersungguh-sungguh, dan lepas tu baru boleh tawakkal. Kalau tak usaha sungguh-sungguh, macam mana nak tawakkal. Jom Ubah!

- Pastikan buat kerana ingin mencapai objektif dan standard yang telah ditetapkan. Program yang dibuat hanya kerana untuk itu adalah program bulanan / tahunan, hasil kerja anda adalah tidak profesional. Orang akan dapat merasakan tempias 'ketidakprofesionalan' anda terutamanya penceramah. Mungkin anda tidak sedar perkara ini..

2. TAJUK PROGRAM (NAME OF THE EVENT)

- Tajuk pun sebenarnya boleh berdakwah secara tak langsung. Gunakan peluang ini sebaiknya.
- Pastikan pilih tajuk yang 'catchy' dan mungkin provokatif yang dapat menggoyangkan aqidah sesiapa yang membacanya terutama orang yang beragama Hindu, Kristian, Buddha, Sikh, dan lain-lain.
- Contoh tajuk (tajuk + according to religious scripture):
The concept of God according to Religious Scripture
My Belief according to Religious Scripture
Authenticity of My Scripture
Purpose of Life according to Religious Scripture

3. PENGURUSAN

Sebelum Program
- Lantiklah ketua-ketua agama lain sebagai main/head committee. Contohnya, seorang yang beragama Hindu akan menjadi ketua untuk agama Hindu, dan begitu juga jika dia seorang yang beragama Kristian, Buddha, dan lain-lain.
- Benarkan dan suruhkan setiap wakil agama tersebut mencari penceramah (preacher) terbaik bagi mewakili agama mereka.
- Tanya/ Sediakan penginapan, pengangkutan, dan lain-lain yang berkaitan.
- Cara yang terbaik yang menunjukkan kita mengalu-alukan kehadiran penceramah tersebut adalah:
(1) Jumpa face-to-face. Beritahu penceramah tersebut tentang objektif program. Agree verbally.
 (2) Hantar emel supaya ada hitam-putih/bukti dan in case penceramah terlupa. 
(3) Telefon atau SMS tanya terima atau tak emel yang telah dihantar.
(4) Sediakan dan beri semua maklumat berkaitan orang yang akan menguruskan penceramah tersebut sepanjang masa dia berada untuk program tersebut.

Semasa Program
- Setup powerpoint, komputer, projektor awal-awal.
- Sedia remote control untuk membolehkan penceramah mengawal slide dari jarak jauh


4. PENCERAMAH YANG TERBAIK & SESUAI

- Sila pilih penceramah yang memang dalam bidang tersebut. Pilih penceramah yang memang dalam bidang perbandingan agama. Nasihat saya, jangan pilih ustaz sembarangan.
- Pastikan setiap agama menghantar wakil agama mereka yang terbaik supaya setiap apa yang dikatakan oleh wakil agama mereka menggambarkan ajaran agama mereka. 
- Pastikan ada back-up/spare penceramah bagi menghadapi situasi penceramah yang membatalkan kehadiran pada saat akhir kerana sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan.

5. HORMAT

- Bagaimana nak tunjuk cara hormat? Tunduk? Senyum? Selalunya bagaimana anda menyediakan makanan untuk penceramah yang datang? Sediakan mengikut apa yang anda makan atau mengikut apa yang penceramah tu suka?
- Sila pastikan kita menyediakan makanan yang penceramah tu boleh makan. Kalau penceramah tu vegetarian, sila sediakan makanan yang sesuai untuk vege. Kalau tak tahu makanan yang sesuai, boleh tanya (contact) terus penceramah tersebut. Be profesional.

6. JANGAN BATAL PADA SAAT-SAAT AKHIR

- Jangan selalu amalkan perkara ini. Orang akan hilang kepercayaan kepada anda selaku penganjur program. Nama anda juga mungkin akan di senaraihitamkan oleh penceramah tersebut!
- Sebab itulah, kebanyakan penceramah akan meminta bayaran terlebih dahulu sebelum program kerana ingin mengelakkan pembatalan program pada saat akhir.
- Adalah sangat tidak profesional jika kita membatalkan program pada saat akhir kerana ini menggambarkan anda tidak merancang program itu dengan sebaiknya.
- Sila pastikan anda memberitahu penceramah tersebut awal-awal sebelum penceramah tersebut bertolak menuju ke destinasi.

7.  MESTI ADA ASAS KEFAHAMAN SETIAP SESUATU

- Contohnya seperti menyediakan air mineral, rehat, dan lain-lain yang sesuai

8. BUKA BOOTH UNTUK SETIAP AGAMA

- Benarkan setiap agama untuk buka booth dan menyampaikan apa yang mereka hendak sampaikan kerana ini lebih adil

9. MENYEDIAKAN NOTA UNTUK PESERTA & MEMINTA NOTA DARIPADA PENCERAMAH

- Pastikan penganjur meminta nota daripada setiap penceramah beberapa hari sebelum program supaya nota daripada setiap agama dapat difotostat dan diberikan kepada hadirin yang hadir pada hari tersebut.
- Jika tidak sempat untuk membuat fotokopi, boleh juga diberikan nota yang terbabit dalam bentuk CD atau emelkan kepada setiap peserta.

10. TANAM SOALAN
 
- Soalan ada dua jenis:
Jenis pertama adalah jenis yang orang dapat tahu dan dapat jawab. Orang biasa-biasa pun dapat jawab. Contohnya :  Can you share with me logically life after death?
Soalan jenis kedua ni adalah jenis yang orang confirm tak boleh jawab. Contohnya: Something is bothering me right now. Can you explain to me. Which one is words of God? Protestant Bible or Catholic Bible? If either one is correct, the one of it must be not from God... So, how come?
- Soalan tu adalah sebenarnya bertujuan untuk audience yang hadir supaya mereka dapat berfikir.
- Sebelum nak tanya/ hentam penceramah agama lain, hentam dulu penceramah Muslim puas-puas cukup-cukup. Baru tanya yang agama lain. Baru orang ramai tak kan rasa apa-apa. Kita mesti main dengan psikologi. :p

Bahagian 2 akan disambung dalam masa yang terdekat. Nantikan! :)

Zai jian~~

1 comment:

Ikin Pendek said...

terima kasih, amat berguna kepada saya.